個人で運営している税理士事務所にとって「確実に顧客データを守れる対策」とは？

現在、川田史衣税理士事務所では『PCA医療法人会計』『PCA減価償却V.3』『PCA会計X』『PCA法人税』『PCA所得税』など多くのPCAソフトが導入されている。川田氏が以前勤務していた会計事務所では他社の会計ソフトも数多く利用されていたが、5年前、川田氏が事務所を開業してからは、ほぼPCAソフトで業務を行っているそうだ。

「開業時にPCAパートナーの株式会社アルベロに、どのような会計ソフトが当事務所にふさわしいのかを相談しました。そのときに勧められたのがPCA製品です。実際に使い勝手は非常によいです。画面が見やすく入力しやすいですし、セキュリティや監査機能も充実しているため、監査する立場で見た場合も便利です。また後に詳しくお話ししますが、グラフ化による“見せる機能”も顧問先様からは大変好評です」（川田氏）

同事務所では『PCA医療法人会計 for SaaS』も導入し、顧問先である医療法人にも導入している。川田氏が『PCA医療法人会計 for SaaS』を検討したきっかけは2つあったという。まず1つめが「セキュリティ」「データ管理」の問題だった。現在、同事務所では川田氏がすべてのデータ管理を行っており、一人での管理に限界を感じていたそうだ。

「数台のパソコンを利用していても、データを保管できる容量には限界があります。また、万が一事務所内のパソコンに何かあった場合にはどうしようという不安もありました。実際に、使用していたパソコンが突然ダウンしたこともあり、一人でも確実にデータを守れる方法を探していました」

そんなときに、2つめの大きなきっかけとなる東日本大震災が発生。「どんな事態においても、顧客のデータをしっかり守れる対策」として、『PCAクラウド』が選ばれた。

大事な顧客データを自動バックアップ。物理的な移動の負担を減らし、時間の効率化も

実際に『PCAクラウド』を導入したことで、毎日の業務に大きな安心感が生まれたと川田氏は評価する。

「クラウドを導入することに、いっさい不安はありませんでした。なぜなら『PCAクラウド』はシステムとして確立されており、実際に稼働率や安全性、データセンターの安全対策などあらゆる面において、安心してお任せできるシステムだと思ったからです。そもそも自分一人だけでデータを抱え込んでいた状態の方がずっと危険でしたからね。データは夜間に自動バックアップされているため、仮にパソコンに何かがあってもデータは確実に残っているという安心感はとても大きいです」

また、『PCAクラウド』を導入したことで、当初はあまり意識していなかった物理的な移動の負担が、大きく軽減できたことも重要なメリットだと語る。以前は顧問先まで車で片道1時間をかけ、1週間に1度通っていたが、クラウドによって1カ月に1度の訪問回数に減らすことができたという。

「訪問回数自体は減りましたが、処理にかかる時間を軽減できたことで、その分顧問先様のお話をじっくり伺う時間が増えました。電話を利用しながら、顧問先の担当者様と同じ画面を見て、疑問などにも対応できるわけですから、先方にとっても安心感はあると思います。また現在、小さな子供もいるため、移動の負担を軽減でき時間的な効率化が実現できたことは、『PCAクラウド』にしておいてよかったなあと、導入後にあらためて感じたことの一つです」

比較財務諸表の構成比グラフで“見せる経営分析”

『PCA医療法人会計 for SaaS』について、川田氏は分析機能の多彩さを高く評価している。例えば経営分析表の場合、「収益性」「安全性」「機能性」の各指標の目標値と実績をリアルタイムに比較でき、厚生労働省が指定している病院経営管理の指標と同じ分析項目で出力できる。医師や看護師、患者の人数などをあらかじめ入力しておくと、医業利益率や人件費比率、減価償却費比率などはもちろん、総資本回転率や職員1人当たりの医業収益も迅速に集計できる。従来から見えにくい、わかりにくいといわれていた病院の経営状況を、簡単かつ迅速に把握することが可能だ。
また、川田氏は比較財務諸表の構成比グラフは、顧問先からも重宝されているという。

「税理士の立場では数字の差額に注目しがちですが、医療法人の担当者様のお立場ですと、やはり見やすい、わかりやすいことが大事になってきます。そこでグラフで表示するととても喜ばれます。私が担当している医療法人様の場合、3期の財務諸表をグラフで見比べて、経営分析に活かしておられます。最近は厚生労働省からも各病院や各医療法人に対して、経営意識を強く持つように指導されています。そのためお医者様も、自分は新規患者さんを何人診たのかという点や、1病床当たりの総資産や固定資産、あるいは医業収益と借入金の比率など、そのような経営面も気にされる時代になりました。これらの分析結果をグラフ化してわかりやすい財務諸表にできる点は、『PCA医療法人会計 for SaaS』の便利な点の一つだと思います」

他にも『PCA医療法人会計 for SaaS』には、病院独自の科目体系を簡単に設定できる機能もある。病院会計基準に則った科目があらかじめ登録されており、勘定科目は正式名称と略称の2通りで登録できる。

「医療法人会計については、大きな病院の場合はあるメーカーの製品がよく使われていますが、機能が非常に多すぎて、入力操作を難しく感じる人がいるかもしれません。それに対して『PCA医療法人会計 for SaaS』は不慣れな人でも入力しやすいと思います。大病院から小さなクリニックまで規模を問わずに使いやすいのではないでしょうか」

多くの顧問先様に『PCAクラウド』の良さを伝えたい

「『PCA減価償却』もよく使っているのですが、これこそクラウドで利用できたら便利だろうと思います。顧問先様によっては登録している資産が100件以上ある場合もあります。実は以前、『PCA減価償却』を入力しているときにパソコンがフリーズしてしまい、PCAのサポートセンターに連絡したところ、大変丁寧にわかりやすく教えてくださって、データも無事復旧しました。クラウドのストレージ性に魅力を感じて導入した企業や会計事務所も多いと思いますので、ぜひ『PCA減価償却』にも広げていただきたいです」