見積書作成と販売管理システムの2度手間が問題に

ケーネットはセキュリティ機器やセキュリティソフトの販売をはじめ、CRM、CTIシステム環境の構築、さらにそれに関わる工事まで請け負っている。そのため顧客に提出する見積書の内容も複雑で、販売管理システムとも連動していなかったため、業務効率の悪さが以前から問題となっていた。

「以前は見積書にExcel®を使い、販売管理システムとは異なるサーバーベースに保管していました。見積書のフォーマットも営業担当者によってバラバラでした。それぞれが異なる見積書をExcel®で作成し、その後に販売管理システムに入力するため、当然効率も悪くミスも発生します。営業的にも業務的にも非効率であることは明白でした」（カスタマーエンジニア 担当部長）

価格面・機能面・管理面で比較

そこで2012年3・4月に社内で改善に向けた動きをスタートさせ、7月に『PCAクラウド』のテスト導入を開始。10月から見積書の作成を始め、11月には旧販売管理システムと併用運用を開始。12月から『Xシリーズ』にバージョンアップさせ本稼働となった。

当初、他社の販売管理ソフトも検討されたそうだが、PCAのクラウドを選んだのにはいくつかの理由があるそうだ。「弊社はサーバーやパソコン機器も販売しており、その販売代理店の一つからPCAを紹介されました。それ以前はPCAのソフトは一切使っていなかったのですが、価格面・機能面・管理面などあらゆる面で他社製品と比較し、弊社に一番合うのはPCAのクラウドだと判断しました。今、何かとクラウドは話題になっており、他社のクラウドとも比較しましたが、安価で導入しやすいという点から『PCAクラウド』は魅力的でした。導入の判断は正しかったと考えています。満足度を数値にすると90％には達していますよ」（担当部長）

複雑な見積書作成の業務を短縮化

当初は価格面が決め手となった『PCAクラウド』だが、実際に運用してみると改めてその使いやすさ、便利さを実感しているそうだ。

「思った以上に自分たちでカスタマイズできるのが便利です。フォーマットも使いやすい仕様にアレンジできます。以前使っていたソフトの流れから大きく逸れることもなく、今までの業務の流れをカバーしつつスムーズに本稼働できた点もよかったですね。弊社は見積書を作成し、受注・発注、そして工事という流れが主ですが、導入前はこの見積書作成の業務が非常に複雑で、それぞれ営業が個々のフォーマットで作成し、それを販売管理システムに入力していました。当然ミスも発生します。見積書作成が1件につき20分かかったとして、繁忙期は5・6件あるいはそれ以上になり、1・2時間は確実に時間を取っていましたが、ここが大きく短縮できました。“計り知れないほど楽になった”と言っても決してオーバーではありません」（法人営業部 小出氏）

“ミスが減る”よりも“流れが見える”ことの価値

「責任者という立場から言わせていただくと、クラウドの良さは“ミスが減る”というよりも“流れが見える”ことが大きな意味を持つように思います。全体が見えて楽になり、わかりやすい。スマートに事務処理が行えることで業務効率は大きく改善しました。クラウドなのでサーバー管理の手間がなくなったのも良い点です。大企業ならまだしも、弊社のような規模では社員は本来の業務を行いつつ、サーバー管理も兼任しなければなりませんでしたが、この手間がなくなったわけですから、業務に集中できます。弊社は事業としてサーバーの構築、販売、セキュリティ強化も提案していますが、実際に弊社がクラウドを導入していることで、顧客にも提案しやすいという面もあります」（カスタマーエンジニア担当部長）

iPadなどスマートデバイスとの連携

スマートデバイスとの連携によって、営業の現場でもクラウドのメリットは大きく実感されているそうだ。「『PCAクラウド』はiPadやiPhoneなどのスマートデバイスとも連携が可能です。弊社はPCAの『商魂』『商管』も使用しており、クラウドを使って一部の情報を営業先で見ることができます。出先で顧客の情報を確認できますから、提案もしやすいですし大変便利で、こういうことがクラウドの醍醐味なのだと思いますね。このサービスはつい先日知ったばかりなので、今後はできるだけ活用していきたいですね」（小出氏）

他にも『Xシリーズ』にバージョンアップしたことで、操作性がよくなったそうだ。画面が見やすく、使う人のセンスで文字の種類などを変えることもできわかりやすい。クラウドサービスで懸念されがちな通信時間においても問題はないと語る。

販売管理と顧客管理をより洗練された形で統合したい

同社では、今後はできれば顧客管理システムの改善を図っていきたいと考えてはいるが、希望の形態にまではもう少し時間がかかりそうだ。

「一例としてですが、顧客の電話の着信番号から、その顧客情報がポップアップなどで瞬時に出てくるような仕組みができると、営業の現場ではより便利だと思います。ただしこれはクラウドのシステム上、なかなか難しいことだろうという点はよく理解しています」（小出氏）

「我々が言いたいのは、ある程度のリスクはもちろん想定した上で、販売管理も顧客管理もできるだけデータベースをまとめてこぢんまりとさせるのが、結局は一番便利で、かつ安全ではないかという点です。販売管理と顧客管理は別々に考えられがちですが、結局は同じお客様のデータという企業が多いのではないでしょうか？であれば複数のデータベースを抱えるのは非効率的だし、かえって安全でない場合もあると思います」（担当部長）

企業の通信環境、システム環境を安全でスマートなものに改良しているケーネットだが、今後も新しいシステムを取り入れつつ、時代の先をとらえたサービスを提供していきたいと語る。

「弊社は創業時から、いかにお客様によりよいサービス、満足のいくサービスを提供できるかを第一に考えてきました。お客様の役に立つことが大事なんです。そのためにも弊社内部の業務をよりスマートにして、その分、お客様のサービスに還元したいと考えてきました。クラウドの導入もその一つです。時代に沿う、あるいは時代の先を見据えて我々も変容し、時代が望むものを提供していくことが目標です。今後も果敢に新しいものを取り入れ、お客様によりよい提案を行っていきたいです」（担当部長）