コストをかけず、新会計基準に対応できるソフトを

同協会では『PCA公益法人会計 クラウド』※1を導入する前、2種類の他社の会計ソフトを使用してきた。まずはパソコンが一般的に普及し始めた頃に導入した会計ソフトを経て、次に平成16年の公益法人会計基準改正をきっかけに新しい会計ソフトへ切り替えた。

同協会は全国に9つの地区本部を抱えており、それらの会計処理も本部で行うことになったため、ネットを利用したERPパッケージの会計ソフトを導入したそうだ。当時はネット環境も十分整い、使い方もわかりやすく便利だったという。しかしあえて『PCA公益法人会計 クラウド』に切り替えたのは、平成20年の公益法人会計基準の改正が大きな契機だった。

「以前使っていた会計ソフトでは、平成20年改正の公益法人会計基準について十分な対応ができないことがわかりました。まったく不可能ではなかったのですが、新会計基準に対応するためのバージョンアップに100万円以上のコストがかかることがわかったのです。この高額なコストには理由があって、そのソフトを使用しているユーザー数が少ないため、バージョンアップが保守でまかないきれないという説明でした。加えてサーバー設置の問題もありました。サーバーの耐用年数からいっても5年ほど経てば、また買い換えのための費用がかかります。いかにコストを抑えて、かつ平成20年会計基準に対応できるソフトを導入するか、検討する必要がありました」（管理部 経理課 斉藤 晶美氏）

大幅なランニングコスト削減に成功

新ソフト導入にあたって、「ランニングコストが抑えられる」「平成20年会計基準に対応」という条件以外に、他部署からは「全国9つの地区本部で情報が同じレベルで保たれること」も要望されたそうだ。そこで選定されたのが『PCA公益法人会計 クラウド』だ。

「選定の条件をクリアしているだけでなく、よく会計士さんからPCAの名前は聞いていました。ネームバリューが全てではありませんが、やはり知名度に対する安心感もあったことは事実です」

では、実際にランニングコストはどうなったのだろうか？

「仮に以前のソフトのバージョンアップならば、バージョンアップ費用100万円以上＋サーバーの維持費保守料でした。しかし『PCAクラウド』では公益法人会計ソフトが約56万円（年間）のみ。バージョンアップ費用もサーバーの設置費用もかかりません。以前は保守料だけでも年間60～70万円必要でしたから、実際ランニングコストは大きく削減できました」

クラウドでの入力処理にストレスは無し

当初“クラウド”の概念が、今一つわかりにくかったと語る斉藤氏だが、導入への不安はなかったという。

「クラウドは雲という意味ですが、まさに雲をつかむように、いまだにぼんやりとわからない部分もあります（笑）。しかし当協会の場合は、以前もネットを利用した会計システムだったので、その点では大きな不安はありませんでした。そのため『PCAクラウド』にはすんなりと移行できたわけですが、実際に処理スピードの速さには満足しています。PCAの会計ソフトの特性も影響しているのかもしれませんが、以前のソフトは処理に少し時間を要し、フリーズすることもありました。しかしPCAの会計ソフトは処理時間が短く、私が知る限りではフリーズしたこともありません」

Excel®でのデータ出力についても非常に便利だと語る。

「自分が使用する目的に沿ったデータだけを選んで、それをExcel®に落とすことができます。現在、本部と地区本部を含め、9箇所で合計13～14名の者が会計処理を担当していますが、この仕組みはとても便利に使っています。セキュリティの権限も細かく設定できるため、経理以外の者も情報を誤って書き換えることがないため安心して見ることができます」

新会計基準に便利な事業の集計

平成20年改正の新会計基準では、以前の公益法人の会計基準と比較して、会計の概念や考え方そのものが大幅に変わったという言い方をする人も多い。『PCA公益法人会計』が他社ソフトと大きく異なる点は、この大幅な概念の変更への対応力だともいえるだろう。その点を斉藤氏が非常にわかりやすく説明してくれた。

「仮にマンションに例えると、以前は1事業つまり1室があり、その1室ごとの賃貸状況を見ることが優先されてましたが、新会計基準では1室ではなくマンション1棟の経営状況が問われるような感覚です。PCAでは事業別の集計が可能でグループ登録もできます。ミスがある場合も1つの事業を修正すれば、それを全体に反映させられ、新しい会計基準で考えた場合にとても便利に使えますね」

行政からの要望にも迅速に対応できる環境

「点数を付けるなら80点」と概ね好評の『PCA公益法人会計 クラウド』だが、「半期ごとの決算がもっと効率良くできるとたいへん助かりますね。半期特有処理の１例として、通常の処理を行った後に決算期と同様の棚卸処理（月々の支払い時は、全額を費用計上して、棚卸の時に在庫分の原価を費用からマイナスして棚卸に振替） を行う必要があります。この様な作業は毎月ではないため、確認や修正に時間がかかりますのでもっと早く半期財務諸表を作成する方法がないか考えています。 また、自動仕訳についても設定が少しわかりにくいので、もっとダイレクトにできる方法があるとうれしいです。」と斎藤氏は話す。

なお、決算については「PCAの良さを再確認できたポイントがあります。『PCA公益法人会計』では「決算仕訳」を利用して処理を３段階に分けることができる点です。決算処理には段階がありますので、段階を進んでから前の処理に修正・追加等が生じたときに、ソフトの機能として1段階しかできないものだと、最初から全て見直さなければなりませんが、3つの段階に分けることで最初から同じ作業を繰り返さなくても済みます。1段階目の処理の途中で、別の人間が2段階目の処理を「決算仕訳2」を利用して始めれば時間の短縮にもなります。なので計画的・段階的に決算処理を進めるにはとても良いソフトですね」

公益法人の会計基準改正にともない、使用ソフトの切り替えを検討してる法人は多いだろうが、何を基準に選ぶとよいのかを斉藤氏に助言していただいた。「今回の会計基準の改正によって収支計算書の添付は不要になりました。しかし行政庁が収支計算書を確認したいと要望してくることはあります。『PCA公益法人会計』では最初に設定しておけば、収支計算書もすぐに集計・出力することができ、求められた場合にすぐに提出できるのは便利でしょうね。また当協会のように全国に拠点を持つ公益法人も多いと思いますが、地方の事務所は少人数の場合が多く、会計処理の負荷は重くなりがちです。クラウドであれば本部で容易に処理でき、本部と地方の双方で確認し合うことでミスの発見や修正にもスピーディーに対応できます。最初はお互いに見られる気分はどうかと思いましたが、本部も地方もお互いがかえって安心できるというのが結論です。私どもは現在の社会が期待するビルメンテナンス業の在り方を考えていくことが事業の柱ですから、毎日の事務処理の負担を少しでも軽減し、その分その在り方を追求していきたいですね」

クラウドの便利さを実感できた同協会では、『PCA公益法人会計』との連携を視野に、今後は『PCA給与』なども検討していくそうだ。