業務の手間を減らし、長く使い続けられるソフト・システムにしたい

宮崎県日南市北郷町は、この地域にしか自生していない飫肥杉（おびすぎ）が林立する豊かな自然と清流が広がる地域。この恵まれた自然の中で井ヶ田製茶北郷茶園は、安心でおいしいお茶の栽培・製造・販売を行っている。日本茶アワードで2年連続表彰され、首都圏のデパートや通信販売などでも同社のまろやかで甘い味わいが大きな人気を呼んでおり、全国から注文が届いている。

同社ではこれまでいくつものパッケージソフトを利用して、販売管理を行ってきた。しかし満足できる使い方はできなかったと、田村秀悟代表取締役はこれまでを振り返る。

「以前のソフトはカスタマイズできる範囲が限定的で狭く、その前に使っていたソフトは分析ツールはよかったのですが、当社の従業員が増え、それにつれてこういう集計がしたい、こんな使い方をしたい、などの様々なニーズが出てきて、それに対応することが難しいソフトでした。さらに、前回使用していたソフトは販売代理店の担当者が退職してしまい、十分なアフターサービスを受けることができなくなり、当社と販売代理店の物理的な距離の問題もありました。そこでメンテナンスに時間をとられることなく、この先長く使用できるパッケージソフトを選ぶことにしました」

OS変更やパソコンの入れ替えのたびにソフトを購入する必要はない

まず『PCAクラウド』によるメンテナンスとコストの軽減については確実に実現できたと田村氏は評価している。『PCAクラウド』は同時接続台数による使用料という料金システムだ。例えば会社のパソコン、自宅のパソコン、出先で使うノートパソコンすべてに『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』をインストールしても、同時接続台数分の使用料しか発生しない。パソコンを入れ替えた場合は新しいパソコンにダウンロードしたプログラムをインストールすればよく、新たな使用料は発生しない。

「つまりパソコンの入れ替えやOS切り替えのたびに、ソフトも新しく買って入れ替える必要がありません。ソフトは結構お金がかかるものです。今はこれだけネット環境が整っているわけですから、これを利用しない手はありません。私が外で使うパソコンは薄くて軽い小さなサイズですが、売上や仕入などの重要な情報を出張先からでもしっかり確認できます。本社だと電話対応などに追われますが、自宅なら入力に集中できるため、自宅からでも『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』で業務を少しでも前へ進めていけます」（田村氏）

お茶の販売に大きな意味を持つ仕入。『PCAクラウド』で正確な仕入データをどこからでも確認

実際に出張先などからよく確認するデータとしては、『PCA商管Xクラウド』の仕入データが多いという。それはお茶の販売においては「仕入」という仕事が大きな鍵を握るからだ。

「お茶は新茶の時期に、年間分の仕入れ量を決めます。ですから仕入という仕事がとても大事になります。去年のこの時期にいくらの単価や量で仕入れたのか。年間ではどれぐらい仕入れていたのか。その仕入データと在庫を照らし合わせて、過不足はないかなどを常に考えています。もちろん、仕入の計画には適宜修正も加えますから、出張先からでも随時正確な仕入データを確認したいです。そういう点では、『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』は売上・仕入・在庫データを蓄積していくことができ、どこからでも正確な数字を出してこれますからね。経営判断が迅速になるという表現はいささかオーバーですが、正確な数的管理ができるようになったこと。これは確かだと思います」（田村氏）

一方で次のようなご意見もいただいた。『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』には豊富な販売戦略資料を作成できる機能がある。商品ごとに仕入先別・仕入先区分別などの比較ができる比較仕入表や、仕入先別に商品別・担当者別・商品区分別の仕入順位表、他にも月次仕入表や仕入行列表など、細かく分析できるツールが用意されている。

「おそらくこれらの分析ツールを巧みに利用している経営者も多いと思いますが、私の場合はもっと大雑把でいいので（笑）、もう少し設定項目を減らして簡単に前期比較が一目でできる集計表や比較表があると便利だなと思います」（田村氏）

『PCA商魂Xクラウド』の標準機能、そして連携用プログラムを活用し、全国からの注文に対応

PCA製品を選ぶきっかけにもなった連携用プログラムについては、現在次のような運用に活かしている。通信販売、デパートや量販店、本社店舗での小売りと同社は3つの販売ルートを持つため、この3つの売上データが、そのまま『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』へ取り込めて、1つの売上データとして販売管理できるようにしている。

現在はまだ店舗でPOSレジは使用しておらず、デパートや量販店の売上データの確認にはどうしても時間がかかってしまう。そのため個別で集計し、それを合算する手間が必要になるが、連携用プログラムにより売上データを1つに集約。 そしてそのデータは『PCAクラウド』によってどこからでも最新の情報として確認することができる。

通信販売では電話での注文も受け付けており、顧客が電話をかけてきたときには『PCA商魂Xクラウド』の得意先元帳データと電話番号を紐付けて、電話番号から顧客の注文履歴を確認できるようにしている。以前のソフトではこれができなかったが、ここもPCA導入によって正確性と効率性を加えられた部分になると評価している。

また売上伝票入力画面の実績参照もよく使われている機能の一つだ。得意先コードからその顧客が購入した商品をすぐに確認でき、以前販売した商品を再度受注する場合には、そこからすぐに納品書の作成へとほぼクリック一つでできる。 何よりも実績から商品を選択するため、入力ミスが減ったことが大きいと語る。