売上や残高の確実な結果を、すぐに確認できる状態にしたい

オホーツク海沿岸のほぼ中央部に位置する湧別町。株式会社Aコープゆうべつが経営する2つのスーパーマーケットと2カ所の給油所は、この管内に暮らす人々の生活を支える重要な役割を担っている。以前、同社では販売管理・財務会計・給与計算を、JAグループ北海道の情報センターのシステムを利用して処理していた。当時の流れについて、同社・経理担当の岩谷智津佳氏と小幡恵氏は次のように振り返る。

まず販売管理や会計処理に必要な書類を手書きで作成し、それを通りの向かいにあるJAゆうべつ町へ持っていき、そこでJAの職員に入力してもらうという方法でした。当事務所内にはJAグループ北海道の情報センターへアクセスできる端末がなかったため、どうしても物理的な移動が必要だったのです」（岩谷氏）

「この流れで困っていたのが、『結果がすぐにわからない』という点でした。日計表などは中1日の時間が必要でしたし、このAコープ湧別店の残高を知りたい場合でも、1、2時間前にJAゆうべつ町の担当者へ前もって連絡するという手順が必要でした」（小幡氏）

給与計算についても岩谷氏が従業員の勤怠表をJAゆうべつ町へ持参し、そこで入力処理を行っていたという。この「結果がすぐにわからない」という問題に加えて、巨大な情報センターのシステムのため数字の修正に時間がかかってしまう点、さらにコスト面でも負担を感じていたという。

巨大なJAシステムから独立。ランニングコストは4分の1に

「売上や残高をいつでもすぐに確認できること」「数字の修正も簡単にできること」そして「コストを削減できること」。この3つの目標のために、同社取締役副社長　野田直人氏は「JAのシステムからの独立・切り離し、自社システムの構築」という大きな決断を選択した。

「当社は株式会社ですから会計原則がJAと若干異なる部分がありました。またコストも従来のシステムでは当社に負担がかかっていることを、JAの方も気にしていたようです。そのため当社がJAの電算システムから抜けて、独自の運用を行うことにまったく問題はありませんでした」（野田氏）

実際にコスト面は大きな差が生まれている。以前のシステムでは年間のランニングコストが250万円。しかし今回のPCAソフトを用いた販売管理・財務会計システムでは約4分の1にまで抑えられている。「初期投資はかかるものの、長期的なスパンでは断然安い」（野田氏）ということで導入が決定し、2013年2月から『PCA給与X』の使用を開始。7月からは以前のシステムと『PCA会計X』『PCA商魂X』『PCA商管X』との並行利用、そして8月から本稼働を始めた。

『PCA給与X』はシンプルで確実に処理できる

この大掛かりな新システムの構築を依頼されたのがPCA販売パートナー、株式会社ワイドバンドコンピュータ ビジネスソリューション事業部 カスタマーサービス 千葉昇生氏だった。まずは手始めに『PCA給与X』が導入され、岩谷氏と小幡氏の両氏はその使いやすさに驚いたという。

「以前のJAのシステムは、打ち間違えるとその修正にいくつもの手順を踏まなければならず、大変なプレッシャーの中で入力していました。しかし今は修正が簡単にできるため、心理的な負担も軽くなりました。入力もしやすく、使い難い点が思い浮かばないほどです。シンプルに使えるうえに、確実に処理ができています」（岩谷氏）

給与計算入力だけでなく社会保険の提出書類や年末調整なども、千葉氏のアドバイスを受けながら、すでに問題なく順調に利用できているそうだ。

売上計上から請求書発行まで、販売管理・財務会計の自動化に成功

『PCA給与X』で操作に慣れた後に、続いて『PCA会計X』『PCA商魂X』『PCA商管X』が本格導入され、販売管理・財務会計処理の流れは大きく変わった。

まず販売管理については、各店舗でPOSによって売上が集計され、そのデータはUSBメモリに保存され、事務所内の『PCA商魂X』『PCA商管X』に取り込まれる。取り込まれた売上や現金のデータは連携によって『PCA会計X』へと自動的に移行し、仕訳から現金や供給高の一括記帳までも自動的に行われる。仕入についても『PCA商管X』と『PCA会計X』の連携によって支払入力→支払先の振込データ作成→仕訳連携→預金科目への記帳・未払金の消込と、自動的に行われる。1店舗のみ売上データの集計にExcel®入力をしているが、現在のシステムになってからは基本的には販売管理で入力する部分はないといってよい。

この販売管理・財務会計の自動化については、株式会社ワイドバンドコンピュータによる『PCAクラウドAPI』を利用したアドオン・カスタマイズ開発も大きな鍵となった。POSデータを『PCA商魂X』『PCA商管X』に取り込む場合にはアドオン・カスタマイズプログラムによって変換させている。

また請求書発行についても、Aコープゆうべつ独自の形式があるために、月々の売上データから明細を取り出すために『PCAクラウドAPI』を利用。自動振替も銀行別かつ、それぞれの締日ごとにデータを取り出せるようにしており、ここでもAPIを用いた変換を行っている。

これらのデータ変換部分についてはワイドバンドコンピュータが力を入れた部分でもあり、特に自動振替については各銀行ともやり取りし、間違いのないシステムにしている。このスムーズな販売管理・財務会計の自動化に成功したことで、当初の目標であった、売上や残高をいつでもすぐに確認できるようになっている。

導入して半年。順調な運用で、 業務の負担を大幅に軽減

今回のPCAパッケージソフトを利用した新しい販売管理・財務会計・給与計算システムについて、「本当にありがとうと言いたい」（岩谷氏）と、岩谷氏と小幡氏はかなり満足しているそうだ。以前は月末にならないと判明しなかった未収金の漏れ、今はその場でわかる。責任は重くなったが、自分の仕事のペースに合わせて処理ができる点も助かるそうだ。また、新システムでは自分たちで処理しなければならない範囲が増え、時間が気になっていたそうだが、まったく時間を要することなく確実に定刻に業務が終了しているという。本格導入して約半年しか経たないが、このような順調な運用が行われていることについて、JAの経理のエキスパートである両氏のスキルや経験があるからだと千葉氏は評価している。

「お二人はJAの経理を熟知しておられるため、PCAの一般企業向けのパッケージソフトは最初戸惑いがあるのではと思っていました。しかしお二人は会計や経理の明確な答えを持っておられたため、私はそこに近づくための方法を考えればよかったので、運用のルール作りもアドオン開発も非常に提案しやすかったです」（千葉氏）